RFP (Request for Proposal) to zapytanie o propozycję, które wysyła się potencjalnym dostawcom towaru lub wykonawcom usługi w procesie zakupowym. O czym musi pamiętać kupiec, który tworzy RFP? Sprawdź, co powinno zawierać zapytanie ofertowe i czym się różni RFP od RFI oraz RFQ.
Co to jest RFP (Request for Proposal)?
RFP (Request for Proposal), czyli zapytanie o propozycję, to dokument stosowany w postępowaniu zakupowym – zarówno w sektorze publicznym, jak i prywatnym. Organizacja, która zamierza kupić produkt lub zamówić usługę, konstruuje RFP dla potencjalnych dostawców towaru bądź usługodawców. Podmiot kupujący prosi odbiorców zapytania, aby przedstawili rozwiązania problemu biznesowego opisanego w dokumencie oraz wstępnie oszacowali czas i koszt realizacji projektu.
Definicja i znaczenie RFP
Zgodnie z definicją RFP (Request for Proposal) to zapytanie o propozycję zrealizowania potrzeby biznesowej przedsiębiorstwa z sektora publicznego lub prywatnego. Ten dokument biznesowy określa zapotrzebowanie na produkty lub usługi, które mają zapewnić organizacji osiągnięcie dowolnego celu. RFP w IT może opisywać pożądane funkcje spersonalizowanego oprogramowania do zarządzania pracownikami czy obsługi klientów firmy.
Dzięki RFP podmiot kupujący uzyskuje wgląd do unikalnych rozwiązań z orientacyjnymi kosztorysami – w tym strategii, których nie brano wcześniej pod uwagę. Co ważne, zapytanie o propozycję ułatwia selekcję podmiotów, które otrzymają prośbę o przygotowanie finalnej oferty w kolejnym etapie.
Różnice między RFI, RFP i RFQ
RFI, RFP i RFQ to rodzaje zapytań RFx (Request for x – zapytanie o…) składające się na ścieżkę zakupową, która prowadzi od zebrania informacji o potencjalnych wykonawcach, przez uzyskanie propozycji rozwiązania ze wstępnym kosztorysem, po wybór oferty i nawiązanie współpracy.
RFI (Request for Information) to zapytanie o informację, które koncentruje się na wykonawcy, np. na doświadczeniu w danej branży, zrealizowanych projektach, stosowanych technologiach czy standardach obsługi klientów.
RFQ (Request for Quotation) to zapytanie o ofertę. Kupujący przesyła wyselekcjonowanym podmiotom zapytanie ofertowe, które zawiera szczegółową specyfikację projektu, zasady współpracy i kryteria wyboru wykonawcy. Każdemu kryterium należy przypisać wagę (punktową lub procentową), aby uszeregować je od najmniej ważnych do najistotniejszych. O ile RFP umożliwia oferentom wyróżnienie się dzięki oryginalnym propozycjom wykonania zlecenia, o tyle RFQ narzuca warunki z góry. Główne zadanie wykonawcy to przedstawienie wyceny elementów wskazanych przez kupującego.
Elementy składowe RFP
Zakres zapytania o propozycję zależy od m.in. potrzeb organizacji i przebiegu procesu zakupowego. RFP opisuje potrzebę biznesową podmiotu kupującego i pożądane rezultaty. Odbiorcy dokumentu powinni otrzymać informacje, które pozwolą im na przedstawienie co najmniej jednego rozwiązania problemu z orientacyjnym kosztorysem i harmonogramem prac. Im bardziej szczegółowy RFP, tym większe szanse na trafny wybór wykonawcy w przetargu.
Organizacja może wykorzystać szablon do napisania RFP, aczkolwiek dany wzór niekoniecznie musi się wpisywać w potrzeby zamawiającego. Obowiązkowe elementy w RFP obejmują:
- informacje o podmiocie kupującym,
- wprowadzenie przedstawiające cel zapytania i podkreślające dostarczenie wszystkich niezbędnych informacji przez oferentów,
- dokumentację wymaganą przez podmiot kupujący, np. referencje dotychczasowych klientów wykonawców lub case studies w przypadku braku RFI,
- opis aktualnego problemu w organizacji i związanej z nim potrzeby biznesowej,
- główny cel i poboczne cele projektu,
- preferowany okres zrealizowania projektu,
- szczegółowe wymagania, np. aspekty techniczne,
- maksymalny budżet,
- potencjalne trudności we wdrożeniu projektu, które powinien wziąć pod uwagę dostawca,
- warunki i termin składania propozycji przez wykonawców,
- dane kontaktowe osoby odpowiedzialnej za zarządzanie procesem zakupowym.
Zakres RFP jest uzależniony od stosowania RFI oraz RFQ przez organizację. Zdarza się, że zapytanie o propozycję zawiera również elementy charakterystyczne dla tych dwóch dokumentów, np. pytania otwarte o podobne projekty zrealizowane przez dostawców oraz kryteria oceny ofert z wagą.
Rola RFP w procesie zakupowym
RFP umożliwia odkrycie dostawców wyróżniających się ambitnym, indywidualnym, kreatywnym podejściem do problemu klienta, który poszukuje spersonalizowanego rozwiązania oraz najlepszego stosunku ceny do jakości produktu bądź usługi.
Jak RFP umożliwia firmom znalezienie dostawców?
Co do zasady, podstawowe informacje o dostawcach pozyskuje się na wcześniejszym etapie, czyli rozpoznania rynku, które służy zbudowaniu lub poszerzeniu bazy potencjalnych dostawców. Wybrane podmioty otrzymują RFI (Request for Information), czyli zapytanie o informację. Ten dokument pozwala uzyskać odpowiedzi na pytania otwarte oraz zamknięte o np. dotychczasowe projekty wykonawców, wykorzystywane technologie czy procedury we współpracy z klientami. Jeśli organizacja pomija wysyłkę RFI w procesie zakupowym, powinna umieścić pytania dotyczące m.in. portfolio produktowo-usługowego wykonawców w pierwszej części RFP.
Proces przygotowania i zarządzania dokumentem RFP
O ile zarządzanie procesem ofertowym spoczywa przede wszystkim na dziale handlowym organizacji, o tyle stworzenie RFP wymaga zaangażowania innych specjalistów poza kupcami. W zależności od projektu proces przygotowania i zarządzania RFP powinien obejmować m.in. dział HR (Human Resources), marketingu oraz IT. Ponadto zapytanie musi odzwierciedlać potrzeby użytkowników końcowych, np. pracowników organizacji w przypadku zapotrzebowania na oprogramowanie wewnętrzne.
Kto jest zaangażowany w proces RFP?
Chociaż dokument RFP wpisuje się w proces zakupowy, przygotowaniem zapytania o propozycję oraz analizą zgłoszeń powinni się zajmować nie tylko handlowcy, ale także interesariusze z innych działów. Warto się zastanowić, które osoby dysponują odpowiednią wiedzą, np. analityczną, marketingową i techniczną, oraz umiejętnościami, np. zarządzaniem zmianą w organizacji. Współpraca specjalistów z różnych obszarów pozwala uniknąć sytuacji, w której firma zawiera umowę np. na dostarczenie oprogramowania pozbawionego funkcjonalności ważnych dla użytkowników końcowych.
Znaczenie podpisania RFP z dostawcami
Proces RFP umożliwia zapoznanie się ze strategiami rozwiązania problemu, które nie były brane pod uwagę przez zamawiającego z różnych przyczyn – w tym braku specjalistycznej wiedzy.
Dostawcy, którzy otrzymują RFP, powinni zawrzeć z potencjalnym klientem umowę o zaufaniu poufności. Z jednej strony – kupujący udziela zewnętrznym podmiotom informacji, które mogą odzwierciedlać strategiczne plany firmy w celu zwiększenia przewagi konkurencyjnej na rynku i pozyskania nowych klientów. Z drugiej strony – wykonawcy dzielą się swoim know-how, aby wyróżnić się wśród innych dostawców i zaproponować najefektywniejsze rozwiązanie.
Przydatne zasoby i platformy związane z RFP
Platformy zakupowe, np. openNexus lub RFX+, upraszczają przeprowadzanie przetargów w sektorze publicznym (objętym ustawą o zamówieniach publicznych) i prywatnym (na podstawie wewnętrznych regulaminów firm).
Dzięki temu rozwiązaniu podmiot kupujący nie musi wyłącznie samodzielnie wyszukiwać potencjalnych wykonawców. Wystarczy, że opublikuje zapytanie na platformie, a zarejestrowani dostawcy, którzy wpisują się w wymagania, wyślą oferty. Co więcej, platformy zakupowe porządkują postępowania, sprawiając, że wszystkie informacje są przechowywane w jednym miejscu. Przeprowadzenie procesu RFP ułatwiają także szablony dostępne w oprogramowaniu do zarządzania projektami, np. Jira.
