Klient naciska na kolejną rundę zmian w aplikacji, a tymczasem developerzy mają harmonogramy wypchane zadaniami na kilka tygodni. Zbliża się data dostarczenia rozwiązania, projekt balansuje na granicy rentowności. Trzeba szybko przeciąć ten węzeł gordyjski – zachować spokój i pogodzić interesy wszystkich stron. To zadanie dla Supermana… albo IT Project Managera.
IT Project Manager jest ważnym elementem każdego zespołu w środowisku IT – ma sprawiać, że wszystkie części składowe pracują bardziej efektywnie. To on spaja pracowników, zarząd i klienta, dbając o budżet, terminy, rozwiązywanie problemów i raportowanie. Osoba na tym stanowisku łączy kompetencje wielu różnych zawodów: od mediatora policyjnego przez psychologa po inżyniera oprogramowania.
Cele, deadline’y i priorytety
„Jak sobie pościelesz, tak się wyśpisz” – to staropolskie przysłowie powinien sobie ustawić na pulpicie każdy PM. Jego największym wrogiem jest bowiem źle zorganizowana praca – bez jasno opisanych celów, wartości dostarczanej klientowi, terminów do wypełnienia czy priorytetów. Na początku ich brak może nie wydawać się kluczowy, jednak w dłuższym okresie będzie prowadzić do nieporozumień, które zagrożą powodzeniu projektu IT. Nie trzeba wyjątkowych przykładów, by zrozumieć ewentualne konsekwencje – jeśli zadanie nie będzie odpowiednio opisane, inżynier może je zinterpretować w inny sposób niż klient. W najgorszym wypadku doprowadzi to do spisania części pracy na straty.
Jaki jest zakres obowiązków IT Project Managera?
IT Project Manager musi zadbać o odpowiednie zrozumienie problemu, jaki jego zespół rozwiązuje. Powinien ustalić cele, zakres MVP (minimum viable product), opisać kamienie milowe i kryteria powodzenia projektu IT. Takie ćwiczenie pomaga również klientowi, który na początku może sobie nie zdawać sprawy z wielu elementów wchodzących w skład rozwiązania. Czasem IT Project Manager ma przecież po drugiej stronie sponsora biznesowego, a nie osobę techniczną.
Jak zapanować nad projektem w branży IT?
Jedyną rzeczą, której obok podatków możemy być pewni, są zmiany. Te przytrafiają się nawet w najlepiej zarządzanych projektach i każdy IT Project Manager musi być na nie przygotowany – zwłaszcza jeśli klient lubi często zmieniać wymagania. Nie jest tak źle, jeśli dotyczą one elementów wizualnych, gorzej, jeśli sięgają architektury rozwiązania.
Chcesz dowiedzieć się czym zajmuje się DevOps Engineer? Przeczytaj nasz artykuł –> DevOps Engineer. Człowiek-orkiestra w świecie IT. Czym się zajmuje?
Co to jest scope creep?
Wyzwaniem w pracy IT Project Managera jest również tzw. scope creep, czyli dorzucanie kolejnych elementów do zakresu rozwiązania. Klient może bowiem nie w pełni rozumieć aplikację czy system i dopiero po zapoznaniu się z MVP (minimum viable product) zdać sobie sprawę, że czegoś mu brakuje.
IT Project Manager ma wówczas nie lada orzech do zgryzienia. Z jednej strony nie może iść w zaparte, tworząc bezużyteczny produkt. Z drugiej nie powinien dawać się wykorzystywać, kosztem własnego pracodawcy. Dlatego kluczowa jest tu świadomość tego, jak zmieniają się priorytety, co można wyciąć z projektu IT, a co musi w nim koniecznie pozostać. Czy nowe życzenia są rozwinięciem dotychczasowych usług, czy wymagają budowy czegoś zupełnie od zera?
Praktyka pokazuje, że scope creepów nie zawsze da się uniknąć. IT Project Manager powinien umieć podejmować decyzje także w warunkach rosnących zapotrzebowań ze strony interesariuszy. To od niego zależy, czy zmiany w specyfikacji będzie mógł przekuć w rozwiązanie, dostarczające większą wartość klientowi.
Jak zarządzać ryzykiem w pracy IT Project Managera?
Podobnie negatywnie zwykło się traktować ryzyko na projektach IT. Nikt go przecież nie lubi, a bezwzględnie trzeba nad nim zapanować – zwłaszcza w sytuacjach kryzysowych. Wyobraźmy sobie, że kluczowy developer musi akurat wziąć chorobowe i nie ma kim go zastąpić. Na domiar złego Product Owner wciąż nie odpowiada na pytania o kwestie zabezpieczeń aplikacji, a klient domaga się raportu i potwierdzenia demo w przyszłym tygodniu.
Część takich wydarzeń trzeba zaplanować i monitorować rozwój sytuacji, aby wkroczyć w odpowiednim momencie. Przygotowany scenariusz działania przekształca wówczas ryzyko w decyzję biznesową. Sytuacjom kryzysowym bowiem nie tylko się zapobiega – trzeba również nimi zarządzać.
Zespoły po obu stronach – firmy i klienta – powinny być świadome prawdopodobieństwa wystąpienia potencjalnych kryzysów. Biznes łączy się bowiem z ryzykiem, a koncentracja na jego wypełnieniu może prowadzić do tworzenia produktów, które już w momencie premiery są przestarzałe.
IT Project Manager to multiinstrumentalista
Tych kilka sytuacji pokazuje, że IT Project Manager musi odnajdywać się w wielu różnych rolach i zmieniać komunikację w zależności od grupy odbiorców. Gra rolę lidera, który wyznacza kierunek działania, usuwa przeszkody i motywuje zespół. Jest łącznikiem pomiędzy biznesem a IT, napędzając projekt IT od początku do końca. Ten zaś nie kończy się wraz z dostarczeniem rozwiązania. Później przychodzi jeszcze pora na wyciągnięcie wniosków, które pozwolą na bardziej precyzyjne planowanie i podejmowanie lepszych decyzji w przyszłości.
Piotr Gumkowski, Project Manager w Edge One Solutions
Nie zwlekaj! Sprawdź nasze aktualne oferty pracy.
