Ahrefs, Canva, Dropbox, Slack, Trello, Zapier – co łączy te popularne oprogramowania, które ułatwiają rozwijanie biznesu na różnych polach w niemal każdej branży? To aplikacje w modelu SaaS (Software as a Service), czyli oprogramowania chmurowe, które są udostępniane użytkownikom jako usługi. Jakie są korzyści SaaS dla firm?
SaaS – co to jest?
SaaS (Software as a Service) to oprogramowanie chmurowe hostowane i udostępniane przez dostawcę za pośrednictwem sieci klientom, którzy nie muszą instalować żadnych plików na serwerze, stacjonarnym komputerze czy urządzeniach mobilnych. Oprogramowanie w chmurze jest dostępne z poziomu przeglądarki internetowej. Co prawda model biznesowy SaaS może przewidywać rozwój aplikacji desktopowej i mobilnej, ale nie są one obligatoryjne.
Co oznacza termin SaaS?
SaaS to skrót od Software as a Service, czyli oprogramowania jako usługi. W tym przypadku dostawca nie pobiera jednorazowej opłaty za oprogramowanie, które sprzedaje jako gotowy produkt z dożywotnią licencją, tylko udostępnia aplikację w zamian za cykliczne opłaty w modelu abonamentowym lub subskrypcyjnym.
Jak działa model SaaS?
Model SaaS bazuje na abonamencie lub subskrypcji. Czym się różnią te formy płatności?
Abonament zobowiązuje użytkownika oprogramowania chmurowego do wnoszenia regularnych opłat, zwykle co miesiąc, w okresie trwania umowy. Jeżeli firma zamierza ją wcześniej rozwiązać, musi przestrzegać postanowień dotyczących okresu wypowiedzenia.
Subskrypcja zapewnia większą elastyczność SaaS dla klientów. Dzięki niej mogą zrezygnować z oprogramowania w dowolnym momencie, nie ponosząc żadnych dodatkowych kosztów, np. kar umownych.
Model biznesowy SaaS może przewidywać również:
- darmowy okres próbny z pełnym lub ograniczonym dostępem do funkcjonalności dla nowych klientów,
- bezpłatne udostępnienie kilku funkcji oprogramowania wszystkim użytkownikom,
- zniżkę za opłacenie co najmniej rocznego abonamentu z góry,
- preferencyjne warunki najszerszych pakietów,
- gwarancję aktualizacji oprogramowania dla wszystkich klientów,
- pobieranie opłat za wyłącznie rzeczywiste używanie usługi, a nie utrzymywanie dostępu,
- bezpłatne wsparcie techniczne i przeszkolenie pracowników firmy z użytkowania oprogramowania.
Dlaczego firmy wybierają rozwiązania SaaS? Korzyści dla użytkowników oprogramowania w chmurze
Rozwiązania SaaS umożliwiają przedsiębiorcom korzystanie z zaawansowanych technologii, które są nieosiągalne do zaprojektowania od zera ze względu na limitowany budżet i ograniczoną infrastrukturę IT wewnątrz firmy. Co więcej, komunikowanie, że organizacja używa specjalistycznego oprogramowania, może przyciągać zarówno klientów, jak i potencjalnych kandydatów na pracowników, którym zależy na dostępie do nowoczesnej technologii.
Ponadto oprogramowanie SaaS nie wymaga dużych nakładów pieniężnych. Użytkownicy unikają jednorazowego dużego wydatku, który mógłby zachwiać płynnością finansową organizacji, szczególnie małej firmy.
Przewagi modelu chmurowego dla firm
Dlaczego model chmurowy jest bardziej elastyczny dla przedsiębiorstw?
Model chmurowy jest rekomendowany przede wszystkim organizacjom rozproszonym, które zatrudniają pracowników zdalnych i hybrydowych nawet na całym świecie. Oprogramowanie w chmurze jest dostępne z dowolnego miejsca, o dowolnej porze. Sprawdza się w pracy asynchronicznej ze względu na różne strefy czasowe. Ponadto model abonamentowy lub subskrypcyjny umożliwia natychmiastowe rozszerzenie pakietu.
W jaki sposób SaaS redukuje koszty operacyjne firm?
SaaS sprawia, że firmy nie muszą m.in. inwestować w rozwój infrastruktury IT, zwiększać zatrudnienia i wspierać się zewnętrznymi specjalistami w ramach kontraktów B2B, aby rozwijać własne oprogramowanie. Co ważne, modele chmurowe sprzyjają automatyzacji czasochłonnych, powtarzalnych zadań, więc redukują bieżące obciążenie pracowników klienta, którzy mogą się skoncentrować na strategicznych wyzwaniach.
Jeśli aktualizacje oprogramowania chmurowego dotyczą zmian w przepisach, dostawca SaaS odciąża klientów z kosztownych modyfikacji, np. uzupełnienia elektronicznego obiegu dokumentów o nowe funkcje. Twórca oprogramowania nie tylko wdraża niezbędne zmiany, ale również przesyła użytkownikom informacje w ramach szkolenia teoretyczno-praktycznego.
Czy SaaS wspiera skalowalność biznesu?
Tak, SaaS ułatwia skalowalność biznesu, ponieważ twórcy oprogramowania chmurowego gwarantują dopasowanie warunków świadczenia usługi do zmiennych potrzeb firmy. Niezależnie od tego, czy zamierzasz zatrudnić nowych pracowników, czy rozbudować ofertę produktowo-usługową, a może wkroczyć na zagraniczny rynek, dostawca SaaS z pewnością zaproponuje Ci odpowiednie rozwiązanie. Niemniej pamiętaj, że niektóre przypadki wymagają konsultacji i przygotowania indywidualnej oferty, która wykracza poza ogólnodostępne pakiety.
Jak model chmurowy zwiększa bezpieczeństwo danych w firmach?
Dostawcy rozwiązań SaaS są zobligowani do zagwarantowania skutecznej ochrony danych klientów – szczególnie przed cyberzagrożeniami ze strony przestępców. Twórca oprogramowania powinien wyróżniać się certyfikacją potwierdzającą, że spełnia międzynarodowe normy zarządzania bezpieczeństwem w chmurze, np. ISO/IEC 27017 oraz ISO/IEC 27018. Zwróć też uwagę, czy dostawca udostępnia politykę bezpieczeństwa na stronie internetowej. Dokument powinien omawiać m.in. tworzenie backupów, protokoły reagowania na incydenty czy audyty pod kątem luk w wirtualnej ochronie.
Najczęściej zadawane pytania o SaaS
Jakie firmy mogą korzystać z rozwiązań SaaS?
Rozwiązania SaaS są dostosowane do możliwości i potrzeb każdej organizacji – od jednoosobowej działalności gospodarczej po międzynarodową korporację. Oprogramowanie chmurowe jest dostępne przeważnie w 3-5 pakietach, które różnią się zakresem usług i kosztem, aczkolwiek dostawcy przygotowują także oferty indywidualne i są otwarci na negocjacje.
Czy SaaS jest odpowiedni dla małych firm?
Tak, ponieważ mikro- i małe przedsiębiorstwa muszą optymalizować koszty prowadzenia działalności gospodarczej, więc nie mogą sobie pozwolić na kosztowną rozbudowę infrastruktury IT. Oprogramowanie SaaS dla małych firm umożliwia im budowanie przewagi konkurencyjnej bez konieczności inwestowania setek tysięcy złotych w technologię. Wystarczy opłacać abonament lub subskrypcję – już od kilkudziesięciu dolarów, euro lub złotych miesięcznie w zależności od dostawcy i usługi.
Jakie przykłady oprogramowania SaaS warto znać?
Popularne oprogramowanie chmurowe ułatwia m.in.:
- organizację pracy (Asana, Trello),
- procesy sprzedażowe (Pipedrive),
- prowadzenie sklepu internetowego (Shoper, Shopify),
- komunikację między pracownikami (Slack, Microsoft Teams),
- zarządzanie zasobami ludzkimi (HRnest, HRappka),
- automatyzację (SALESmanago),
- korzystanie ze skrzynki e-mailowej (Microsoft Outlook, Mailbird),
- realizowanie strategii marketingowej (Ahrefs, Google Analytics, HubSpot).
Jakie są wady modelu SaaS?
Główne wady rozwiązania SaaS to:
- brak dostępu do usługi w przypadku utraty połączenia z siecią,
- ryzyko niekorzystnych zmian w cennikach i pakietach dla klientów,
- wysokie koszty długofalowe (suma regularnych opłat może wielokrotnie przewyższać koszt zakupu dożywotniej licencji),
- brak kompatybilności oprogramowania chmurowego z innymi aplikacjami wykorzystywanymi w firmie,
- zagrożenie wyciekiem poufnych danych wskutek ataków cyberprzestępców,
- mniejsza elastyczność w porównaniu z oprogramowaniem w modelu OpenSource, które pozwala na swobodną modyfikację kodu źródłowego,
- negatywny wpływ błędów po stronie dostawcy, np. czasowej niedostępności sklepu internetowego, na klientów użytkownika oprogramowania i przychody firmy.
