Zastanawiasz się nad outsourcingiem IT w swojej firmie? Odkryj kluczowe strategie, zalety i wyzwania outsourcingu usług IT.
Co znajdziesz w artykule:
- Definicja outsourcingu IT
- Zalety outsourcingu IT
- Modele outsourcingu IT
- Usługi objęte outsourcingiem IT
- Korzyści outsourcingu IT
Przeważająca większość dzisiejszych organizacji nie funkcjonuje bez rozwiązań informatycznych. Aktualnie, systemy IT są podstawą skalowania biznesu, a zdecydowana większość firm stoi przed wyzwaniem uzupełnienia luk zasobowych tak, aby zaadresować wszystkie zagadnienia związane z technologią. Małe firmy najczęściej nie mogą pozwolić sobie na dedykowaną osobę lub posiadanie wewnętrznego działu odpowiedzialnego za technologie informatyczne, a w średnich i dużych organizacjach bardzo często dysponujemy małą ilością specjalistów z wąskich specjalizacji, przez co ciężko jest zapewnić holistyczne wsparcie IT dla całej firmy.
Co to jest outsourcing IT?
W tym miejscu z pomocą przychodzi outsourcing IT, który jest coraz popularniejszą usługą.
Outsourcing jest procesem polegającym na zleceniu firmie zewnętrznej wykonywania określonych zadań lub procesów. Ta popularna strategia pozwala organizacjom zająć się kluczowymi aspektami niezbędnymi do funkcjonowania biznesu odciążając pracowników z zadań pobocznych, jakimi często jest dostarczenie odpowiednich narzędzi IT, zadbanie o cyberbezpieczeństwo lub analizę danych.
Outsourcing informatyczny pozwala firmom zlecać różne zadania związane z technologią zewnętrznym dostawcom usług IT, którzy są specjalistami w danej dziedzinie i posiadają kompetencje, wiedzę oraz technologie, aby wykonywać na najwyższym poziomie takie zadania jak rozwijanie oprogramowania, zarządzanie infrastrukturą, czy wsparcie techniczne.
Jaki jest cennik outsourcingu IT dla firm?
Cennik usług outsourcingowych jest uzależniony od wielkości organizacji, jej charakteru działalności oraz usług informatycznych, które chcą wydzielić z organizacji. Większość firm decyduje się na outsourcing usług IT w oparciu o indywidualne wyceny.
Profesjonalna obsługa bardzo często rozliczana jest w ramach comiesięcznej subskrypcji na stałą opłatę, która została ustalona na podstawie umowy podpisanej przez klienta oraz usługodawcę. Dzięki przewidywalności kosztów, outsourcing IT coraz częściej wykorzystywany jest przez organizacje z sektora publicznego oraz sektora prywatnego.
Podstawowe pakiety świadczenia usług IT dla małych kilkunastoosobowych organizacji zaczynają się od kilkuset złotych netto miesięcznie. Złożone pakiety pełnego outsourcingu IT dla dużych przedsiębiorstw mogą kosztować nawet kilkadziesiąt tysięcy złotych miesięcznie.
Zdecydowanie się na zlecenie realizacji zadań IT poza organizację pozwala na redukcję kosztów, przy jednoczesnym wzroście jakości usług IT. Dzięki outsourcingowi IT, zachowana zostaje ciągłość działania, a firmy specjalizujące się w świadczeniu usług gwarantują szybkie usuwanie awarii, backup danych i gwarancje dostępu, które dla większości firm są nieosiągalne przez wewnętrzne działy IT. Spokój oraz gwarancja bezpieczeństwa często jest ważniejsza od kosztu, który ponoszony jest na outsourcing IT. Warto podkreślić, że cena usługi zawiera dostęp do bazy sprawdzonych kandydatów z rynku realizujących daną usługę. Zaletą jest również skrócony proces rekrutacji i weryfikacji technicznej kompetencji, a usługa ta w cenie zawiera obsługę kadrowo-płacową kompetencji na projekcie.
Co jest uwzględnione w ofercie outsourcingu IT?
Oferta outsourcingu IT jest mocno dostosowana do potrzeb klientów. Na rynku można jednak wyróżnić trzy podstawowe modele – pełny outsourcing, częściowy outsourcing oraz outsourcing dedykowany.
Kompleksową, modelową usługą jest pełny outsourcing IT. W ramach tej usługi firma zewnętrzna obsługuje wszystkie funkcje oraz zadania związane z technologią informatyczną. W pełnym outsourcingu IT można liczyć na kompleksowe doradztwo informatyczne na poziomie strategicznym oraz:
- Zarządzanie infrastrukturą: Dostawca IT może zarządzać serwerami, sieciami, centrami danych i inną infrastrukturą technologiczną firmy.
- Wsparcie techniczne: Świadczenie pomocy technicznej zarówno dla wewnętrznych klientów firmy, jak i zewnętrznych.
- Rozwój oprogramowania: Tworzenie, rozwijanie i utrzymywanie oprogramowania dostosowanego do potrzeb firmy.
- Cyberbezpieczeństwo: Zabezpieczenie sieci i danych firmy przed zagrożeniami związanymi z bezpieczeństwem.
- Zarządzanie projektami: Dostawca może zarządzać projektami informatycznymi i zespołami programistycznymi.
- Usługi chmurowe: Dostarczanie usług z wykorzystaniem chmur obliczeniowych, takich jak Amazon Web Services, Microsoft Azure czy Google Cloud.
- Analizę i raportowanie danych: Pomoc w analizie danych i tworzeniu raportów biznesowych np. z wykorzystaniem Microsoft Power BI.
- Monitoring i utrzymanie systemów: Stały nadzór nad systemami informatycznymi firmy i ich utrzymanie w dobrej kondycji.
- Zarządzanie bazami danych: Administracja bazami danych i zapewnienie ich niezawodności i wydajności.
- Usługi pomocy zdalnej: Dostarczenie zdalnego wsparcia technicznego i rozwiązywanie problemów zdalnie.
Pośrednią opcją jest częściowy outsourcing IT. W tym modelu współpracy firma decyduje się na zlecanie tylko niektórych funkcji i zadań związanych z technologią i informatyką zewnętrznemu dostawcy usług IT, pozostawiając jednocześnie inne aspekty IT wewnętrznemu zespołowi. Oznacza to, że organizacja utrzymuje pewną kontrolę nad swoją infrastrukturą i procesami informatycznymi, ale przekazuje część zadań do realizacji podmiotowi zewnętrznemu. Najczęściej są to zadania, które nie mogą być zrealizowane przez działy IT. Aktualnie zaliczamy do nich dbanie o cyberbezpieczeństwo czy monitoring i utrzymywanie systemów. Bardzo często w ramach częściowego outsourcingu IT, firmy decydują się na wydzielenie z organizacji zadań związanych z pomocą użytkownikom, tzw. helpdesku, który jest czasochłonny i mocno angażujący.
Częściowy outsourcing IT daje firmie większą elastyczność i kontrolę nad jej zasobami informatycznymi, ale jednocześnie pozwala na korzystanie z wiedzy eksperckiej zewnętrznego dostawcy w wybranych obszarach. To podejście może być atrakcyjne w sytuacjach, gdy firma chce zminimalizować ryzyko i zachować pewną kontrolę nad kluczowymi aspektami swojej infrastruktury IT.
Ostatnim z popularnych modelów współpracy jest outsourcing dedykowany. To rozwiązanie, które pozwala skorzystać z dobrodziejstw outsourcingu IT nawet przy mocno ograniczonym budżecie. Tego typu rozwiązanie jest odpowiedzią na problemy małych i średnich firm oraz organizacji, których biznes nie jest w pełni uzależniony od infrastruktury IT.
Dedykowane usługi outsourcingowe minimalizują ilość wykonywanych zadań, maksymalizując jednocześnie efekty pracy organizacji zewnętrznej świadczącej usługi IT. Tego typu rozwiązania sprawdzają się w sytaucjach kiedy organizacja ogranicza wydatki. Zespół specjalistów bardzo często pracuje w modelu offshoring, a więc zdalnie, co pozwala na minimalizację kosztów.
Dla kogo jest przeznaczona oferta outsourcingu IT?
Zewnętrzna obsługa informatyczna firm za sprawą swojej wysokiej uniwersalności może być wykorzystywana przez różne organizacje i przedsiębiorstwa, niezależnie od wielkości oraz branży. Outsourcing IT jest w dzisiejszych czasach wartością dodaną dla biznesu.
Z usług informatycznych na zasadzie outsourcingu z powodzeniem korzysta segment MŚP (małych i średnich przedsiębiorstw), duże firmy, organizacje non-profit, startupy, organizacje edukacyjne, a nawet podmioty administracji państwowej.
Jakich specjalistów IT można outsourcować?
Aktualna oferta organizacji zajmujących się outsourcingiem IT pozwala outsourcować praktycznie każdego specjalistę IT. Do najczęściej outsourcowanych specjalistów z sektora informatyki zalicza się:
- Programistów – tworzą oni oprogramowanie, aplikacje i rozwiązania informatyczne na potrzeby klientów.
- Specjalistów ds. bezpieczeństwa informatycznego – zajmują się zapewnieniem ochrony przed cyberzagrożeniami i monitorowaniem bezpieczeństwa sieci i danych.
- Administratorów IT – dbają o odpowiednie funkcjonowanie infrastruktury IT – serwerów, sieci, centrów danych oraz urządzeń końcowych pracowników organizacji.
- Inżynierów DevOps – łączą procesy rozwoju oprogramowania i zarządzania infrastrukturą, aby dostarczać oprogramowanie szybciej i bardziej efektywnie.
- Specjalistów ds. chmur obliczeniowych – zajmują się konfiguracją i zarządzaniem usługami chmurowymi, takimi jak AWS, Azure czy Google Cloud.
- Specjalistów ds. sztucznej inteligencji i uczenia maszynowego – rozwijają i wdrażają modele i algorytmy AI w celu rozwiązywania problemów biznesowych.
W praktyce firma outsourcingowa najczęściej dostarcza do swoich klientów specjalistów IT, których bardzo trudno pozyskać na rynku ze względu na ich brak lub wysokie oczekiwania finansowe.
Jakie usługi IT obejmuje outsourcing?
Outsourcing IT obejmuje szeroki zakres usług związanych z technologią, a ich rodzaj zależy od potrzeb firmy i jej celów biznesowych. Do najczęściej wydzielanych z organizacji usług informatycznych zaliczamy aktualnie:
- Rozwój i utrzymanie oprogramowania
- Zarządzanie infrastrukturą IT
- Wsparcie techniczne – helpdesk
- Usługi zarządzane
- Usługi chmurowe
- Zarządzanie bezpieczeństwem cybernetycznym (cyberbezpieczeństwem)
- Analizę pozyskanych danych
- Wdrożenie usług związanych ze sztuczną inteligencją oraz uczeniem maszynowym
- Usługi eCommerce i Marketing Automation
Jakie są korzyści outsourcingu IT?
Outsourcing informatyczny cechuje się wieloma korzyściami, które przyciągają firmy i organizacje z wielu branż o różnym rozmiarze i stopniu zaawansowania technologicznego.
Dzięki wdrożeniu outsourcingu IT można skupić się na kluczowych elementach biznesu bez konieczności dbania o infrastrukturę IT, która jest narzędziem do realizacji celów organizacji.
Dzięki zleceniu zadań IT na zewnątrz organizacji firmy zyskują więcej czasu, a outsourcing IT jest często również ogromną oszczędnością kosztów. Zatem dla małych i średnich przedsiębiorstw dostęp do wiedzy eksperckiej jest nie bez znaczenia.
Specjalistyczne rozwiązania teleinformatyczne oferowane przez firmy zewnętrzne pozwalają na wysoką skalowalność infrastruktury, dostęp do najnowszych technologii oraz elastyczność, co przekłada się na szybsze wdrażanie projektów, redukcję ryzyka problemów z infrastrukturą IT oraz wsparcie 24/7.
Jakie projekty IT można outsourcować?
Outsourcing IT to usługa przyszłości, która na bieżąco dostosowuje się do aktualnych potrzeb rynkowych nowoczesnych organizacji. Oznacza to, że można poddać outsourcingowi praktycznie każdy projekt IT, a do najczęściej zlecanych projektów zalicza się te najbardziej innowacyjne i nowoczesne.
Warto podkreślić, że wiele organizacji decyduje się na outsourcing żmudnych, powtarzalnych i czasochłonnych projektów, co pozwala lepiej wykorzystać wewnętrzne zasoby ludzkie w organizacji, i przekłada się na optymalizację pracy.
Jak wybrać zaufanego dostawcę outsourcingu IT?
Wybór zaufanego dostawcy usług outsourcingu IT jest niezwykle istotny ze względu na bardzo duże oddziaływanie jego czynności na całą organizację.
Decydując się na przedsiębiorstwo oferujące usługi outsourcingu warto dokładnie przeanalizować posiadane przez organizację certyfikaty i dokumenty potwierdzające kwalifikacje, a także zapoznać się z opiniami klientów. Istotne jest zweryfikowanie kompleksowości oferty, aby jedna organizacja zaadresowała wszystkie potrzeby firmy zlecającej usługi.
Kolejnym ważnym elementem jest dostępność najnowszych technologii oraz sprzętu, aby usługi były zgodne z aktualnymi standardami rynkowymi. Warto zadbać o odpowiednią umowę SLA, która gwarantuje maksymalną wydajność, zgodność oraz dostępność dostosowaną do wymagań klienta.
Nie bez znaczenia są również koszty. Przed podjęciem decyzji o współpracy, która w przypadku outsourcingu IT ma charakter stały i długotrwały, należy przeanalizować koszty przeprowadzając dogłębną analizę TCO (Total Cost of Ownership).
Wyżej wymienione kroki wraz z partnerską relacją i dobrą komunikacją pomiędzy klientem, a outsourcerem IT pozwolą przygotować i wdrożyć długotrwałą oraz efektywną współpracę.
