Jak sprostać wyzwaniom pracy zdalnej?

Postrzeganie pracy zdalnej, zarówno przez pracowników jak i pracodawców, przeszło znaczącą przemianę. Jeszcze kilka lat temu, praca zdalna była benefitem wyróżniającym firmę na tle konkurencji, a tym samym ukłonem w stronę pracownika – szczególnie w branży IT. Gdy cały świat, stanął w obliczu lockdownu, benefit związany z pracą zdalną przestał być wyróżnikiem, a stał się codziennością. Jak wynika z danych GUS, obecnie w Polsce zdalnie pracuje 2,33 mln osób, z czego aż 71,7 proc. (1,67 mln osób) z nich zaczęła korzystać z modelu pracy na zasadach home office, właśnie po wybuchu epidemii.

Praca z domu – przywilej czy wyzwanie dla pracownika?

Aby trzymać rękę na pulsie i odpowiednio reagować, od początku pandemii przeprowadziliśmy dwa badania sprawdzające samopoczucie naszych pracowników podczas pracy zdalnej. Ponad 50% ankietowanych wskazało, że w dalszym ciągu preferuje model pracy zdalnej, a jedynie 14% myśli o powrocie do biura. Nie ma w tym nic dziwnego, gdyż praca zdalna jest po prostu wygodna, jednak stawia przed nami również wiele wyzwań, które mogą wpłynąć na naszą efektywność – pozytywnie lub negatywnie. Optymistycznym jest fakt, że 29% badanych uznała, że sytuacja związana z pandemią podwyższyła efektywność ich pracy, jednak są też głosy od osób, których efektywność spadła. W reakcji na to, nasz dział HR przygotował dla Was kilka wskazówek, które przestrzegane pomogą poprawić nasze samopoczucie oraz efektywność naszej pracy.

I. Organizuj swój czas i skupiaj się na jednym zadaniu na raz.

Bardzo ważnym elementem zwiększającym naszą efektywność podczas pracy zdalnej jest umiejętne planowanie czasu pracy i zadań. Wiele badań wskazuje, że pomocne w tym zakresie jest dzielenie zadań na bloki podzielone przerwami, a także poświęcanie uwagi jednemu zadaniu na raz. Nawet jeśli wydaje Ci się, że jesteś osobą, która potrafi skupić się na kilku czynnościach jednocześnie, na końcu i tak okazuje się, że każde z realizowanych zadań nie zostało wykonane z należytą sumiennością i dokładnością. Co więcej, kiedy skupiasz się na kilku czynnościach, przełączanie się pomiędzy każdą z nich i wielokrotne powracanie do wcześniej rozpoczętego wątku, każdorazowo zabiera Ci średnio ok. 20 minut. Jest to czas, który poświęcasz tylko i wyłącznie na powrót do stanu pełnego skupienia. To z kolei pochłania Twoją energię, której potem brakuje Ci pod koniec dnia.
Jedną z najpopularniejszych i najprostszych technik, którą możesz wykorzystać, aby wydajniej organizować swój czas jest technika Pomodoro, polegająca na wykonywaniu zadań w określonych blokach czasowych (25 min.) oddzielonych krótkimi przerwami (5 min.) i jedną dłuższą (30 min.) po czterech takich seriach.

II. Walcz z rozpraszaczami

Zaczynając swoją pracę nad wyeliminowaniem rozpraszaczy zacznij od spisywania przez kilka dni co najczęściej odrywa Twoją uwagę od wykonywanych zadań. Samo zidentyfikowanie czynników rozpraszających stanowi już duży krok i jest podstawą do opracowania planów działania w celu wyeliminowania wszystkiego, co niepotrzebnie Cię dekoncentruje.
Badanie zrealizowane przez Uniwersytet SWPS, Carrotspot, Hays Poland wskazuje, iż najczęściej występującymi rozpraszaczami są: dzieci i opieka nad nimi (22%), obowiązki domowe (18%), przeglądanie telefonu i media społecznościowe (15%) i media w ujęciu ogólnym. Jak możesz sobie z nimi poradzić?

•       Opieka nad dziećmi i obowiązki domowe

Każda sytuacja rodzinna wygląda inaczej i wymaga od nas różnego stopnia zaangażowania. Mimo wszystko, na tyle na ile możesz, postaraj się ustalić z rodziną zasady wspólnego funkcjonowania w domu. Bardzo ważna jest tutaj jasna komunikacja, która często sama w sobie potrafi zdziałać cuda. Możesz na przykład umówić się z domownikami, że w momencie, kiedy potrzebujesz pełnego skupienia zakładasz słuchawki lub zamykasz drzwi do pokoju. Ważne jest, aby nie nadużywać takich sygnałów i wykorzystywać je tylko w razie konieczności, tak żeby nie straciły na znaczeniu oraz by nie nadużywać zaufania rodziny. Użytecznym rytuałem może być także codzienne ustalanie zadań każdego z członków rodziny i wspólne omawianie indywidualnych planów dnia, tak aby nikt nie wchodził sobie w drogę i był świadomy jak wygląda czas innych.

•       Przeglądanie telefonu i media społecznościowe

Przeglądanie Internetu, w tym Facebooka, Instagrama itd. to zgubny element nie tylko naszego życia codziennego, ale też zawodowego. Tutaj pomoże całkowite wyciszenie powiadomień i komunikatorów, pozostawienie telefonu w innym pokoju, zamykanie niepotrzebnie otwartych stron w przeglądarkach naszych komputerów.  Możesz też wyznaczyć przerwy, w których pozwolisz sobie na krótkie przeglądanie swoich ulubionych kanałów.

•       Media

Pracując z domu zachowuj się tak jak w pracy. Co za tym idzie, jeśli w pracy nie potrzebujesz włączonego telewizora, tak samo w domu możesz się bez niego obejść.

III. Urządź swoje domowe miejsce pracy

Podczas pracy zdalnej nie istnieje rozgraniczenie w postaci fizycznego wyjścia z biura do domu, a więc zaciera się granica między życiem zawodowym i czasem wolnym. Czujemy, że cały czas jesteśmy w pracy, nie potrafimy się zrelaksować i odpocząć. Zachowanie tej granicy wymaga dyscypliny.
W oddzieleniu pracy od domu pomaga odpowiednie zorganizowanie samego miejsca pracy. Ważne jest by było to wygodne, neutralne miejsce, niekojarzące się z innymi sferami życia. Nie powinniśmy pracować w łóżku, które nas rozleniwia i kojarzy nam się ze snem, czy też na kanapie, która nie zapewnia odpowiedniej pozycji i kusi włączeniem telewizora w tle.
Zadbaj o to, by wszystko czego potrzebujesz do pracy było w zasięgu Twojej ręki. Przygotuj notes, długopis, wodę czy przekąskę, tak aby ograniczyć czas poświęcony na wyjścia do kuchni czy szukanie zeszytu w pokoju dziecka.
W swoim domowym miejscu pracy zadbaj też o porządek, pamiętając o tym, że każda rzecz, która niepotrzebnie znalazła się na Twoim biurku stanowi źródło dystrakcji.

IV. Nie rezygnuj z codziennych rytuałów

“Jaki poranek taki cały dzień”. Praca zdalna sprawiła, że nasze poranne rytuały zostały zaburzone i zastąpione zjedzonym naprędce, w piżamie i przed komputerem, śniadaniem. Postaraj się zachować te, które były obecne w Twoim życiu przed pandemią: wstań o tej samej porze co zawsze, weź prysznic, zjedz w spokoju śniadanie, ubierz się i dopiero zacznij pracę. Jeśli dobrze i w sposób zorganizowany rozpoczniesz dzień – zachowasz dyscyplinę i unikniesz poczucia rozleniwienia, dezorganizacji. Tak samo z resztą dnia – postaraj się w tych samych godzinach co zawsze pić drugą kawę, jeść obiad i zakończyć pracę itd.

V. Trzymaj się godzin pracy

O ile niekwestionowanym plusem pracy zdalnej jest ograniczenie czasu poświęcanego na dojazdy, o tyle zyskany czas niejednokrotnie traktujemy jako dodatkowe godziny na pracę i nadrobienie zaległości. Wyznacz sobie czas, który poświęcasz na pracę, resztę poświęć na życie prywatne. Pamiętaj: work-life balance!
Praca zdalna daje też możliwość elastycznego podejścia do godzin pracy, więc jeśli wcześniej pracodawca nie dawał Ci możliwości zaczynania pracy w niestandardowych godzinach – przedyskutuj to z nim.

VI. Ogranicz stres

Łatwo powiedzieć, ciężej wykonać. Wszystkie wyżej wymienione problemy (plus szereg innych) sprawiają, że praca zdalna potrafi być bardzo stresująca.
Ciągłe rozpraszacze sprawiają, że nie czujemy, że dajemy z siebie 100%, nie mamy poczucia, że w pełni oddajemy się pracy. Cały czas czuwamy w gotowości, na wypadek ‘pilnego’ telefonu czy maila. Wszędzie chodzimy z telefonem, ponieważ wydaje nam się, że nieodebrane połączenie świadczyć będzie o lekceważeniu przez nas obowiązków i wskazywać na to, że akurat nie zajmowaliśmy się tym czym powinniśmy.

Zdając sobie z tego sprawę, weź 3 głębokie oddechy i zastanów się, co się stanie, jeśli czegoś nie zrobisz na czas, co jeśli nie odbierzesz telefonu? Przypomnij sobie jakie było Twoje podejście w analogicznych sytuacjach, kiedy występowały podczas pracy z biura. Czy w ‘normalnych’ warunkach tyle samo energii pochłaniałoby czuwanie przy telefonie czy stresowanie się wyjściem na lunch? 🙂

Zobacz też: Edukacja zdalna w czasach pandemii