Case study > Mobile > Rozwój aplikacji mobilnej do rozliczania kosztów delegacji dla Business Trip Manager
Edge One Solutions wsparło rozwój aplikacji Business Trip Manager, dostarczając specjalistów IT odpowiedzialnych za rozwój mobilnego rozwiązania do rozliczania kosztów delegacji.
W ramach współpracy zespół rozwijał aplikację umożliwiającą dodawanie zdjęć paragonów i faktur, kategoryzowanie kosztów, statusowanie dokumentów oraz synchronizację danych z systemami CRM i finansowo-księgowymi klienta.
Klient potrzebował aplikacji, która pozwala pracownikom mobilnie gromadzić dane kosztowe podczas delegacji, bez konieczności późniejszego przepisywania ich do systemów biurowych. Ważne było, aby użytkownik mógł szybko dodać dokument z poziomu telefonu, uzupełnić podstawowe dane i przekazać je do dalszego rozliczenia.
Kluczowym wyzwaniem było połączenie prostoty obsługi z wymaganiami procesu finansowego. Aplikacja miała umożliwiać kategoryzację i statusowanie dokumentów, np. jako „Do rozliczenia”, „Zatwierdzone” lub „Szkic”, a jednocześnie zachować czytelność dla pracownika korzystającego z niej w trakcie podróży.
Dodatkowym wymaganiem była integracja z firmowym systemem CRM lub finansowo-księgowym. Dane wprowadzane w aplikacji nie mogły pozostawać odseparowane od procesów backoffice - musiały trafiać do systemów używanych przez firmę do dalszej obsługi rozliczeń.
Projekt wymagał również obsługi zdjęć i skanów dokumentów wykonywanych bezpośrednio smartfonem. Oznaczało to konieczność zadbania o jakość obrazów oraz optymalizację ich rozmiaru, aby aplikacja była wygodna w użyciu i efektywna technicznie.
Edge One Solutions wsparło rozwój aplikacji mobilnej, która cyfryzuje proces rozliczania kosztów delegacji i łączy pracownika w terenie z systemami firmowego backoffice.
Zakres działań obejmował:
• rozwój aplikacji mobilnej do rozliczania kosztów delegacji,
• przygotowanie prostego interfejsu do dodawania dokumentów z poziomu telefonu,
• wdrożenie formularza dodawania nowego dokumentu,
• obsługę tytułu wydatku, kwoty, kategorii i zdjęcia lub skanu dokumentu,
• kategoryzację kosztów,
• statusowanie dokumentów,
• przygotowanie dashboardu użytkownika z podziałem na • etapy rozliczeń,
• wdrożenie filtrowania i sortowania kosztów,
• obsługę typów dokumentów, metod płatności i walut,
• synchronizację danych z CRM klienta,
• wsparcie bezpiecznego przesyłania i archiwizacji danych,
• wykorzystanie iOS SDK, Android SDK, React Native i REST API.
Zespół projektowy wdrożył aplikację mobilną, która umożliwia pracownikowi szybkie dodanie dokumentu kosztowego bezpośrednio podczas delegacji. Użytkownik może wprowadzić tytuł wydatku, kwotę i kategorię, a następnie dodać zdjęcie lub skan paragonu albo faktury wykonany z poziomu telefonu.
Aplikacja została wyposażona w panel użytkownika działający jako dashboard. Dokumenty są uporządkowane według etapów rozliczenia, takich jak Draft, To Do i Done, co ułatwia kontrolowanie postępu i szybkie sprawdzenie, które wydatki wymagają jeszcze działania.
W rozwiązaniu wdrożono zaawansowane filtrowanie i sortowanie kosztów. Użytkownik może porządkować dokumenty według daty, typu dokumentu, metody płatności i waluty, np. PLN, EUR lub USD. Dzięki temu aplikacja wspiera zarówno bieżące dodawanie wydatków, jak i późniejsze przeglądanie oraz kontrolę zgromadzonych danych.
Istotnym elementem była synchronizacja z CRM klienta. Dane z aplikacji trafiają bezpośrednio do systemów backoffice, co ogranicza ręczne przenoszenie informacji i wspiera bardziej uporządkowany proces rozliczeń. Projekt uwzględniał również bezpieczne przesyłanie danych i ich archiwizację zgodnie z wymaganiami ochrony danych finansowych.
Rozliczanie delegacji jest procesem, który łączy pracownika w terenie, dokumenty kosztowe, dział finansowy i systemy firmowe. Jeśli dane są zbierane z opóźnieniem lub przepisywane ręcznie, rośnie ryzyko błędów, utraty dokumentów i wydłużenia całego procesu.
Aplikacja mobilna może znacząco uprościć ten obszar, ponieważ pozwala rejestrować wydatki w momencie ich powstania. Zdjęcia dokumentów, kategorie, statusy i synchronizacja z systemem firmowym tworzą spójny przepływ informacji między pracownikiem a backoffice.
Projekt pokazuje, że digitalizacja procesów administracyjnych nie musi oznaczać rozbudowanego systemu dla wielu działów. Czasem największą wartość daje dobrze zaprojektowana aplikacja mobilna, która rozwiązuje konkretny problem operacyjny: szybkie, uporządkowane i bezpieczne przekazywanie danych kosztowych.
