Compliance – co to jest i jakie ma znaczenie w IT?

Compliance – co to jest i dlaczego jest ważne?

Compliance to zgodność działania organizacji z obowiązującymi przepisami prawa, regulacjami branżowymi oraz zasadami i politykami wewnętrznymi.

Współczesne organizacje funkcjonują w złożonym otoczeniu regulacyjnym, dlatego przestrzeganie odpowiednich wymagań jest istotnym elementem zarządzania ryzykiem.

System compliance wspiera stabilność operacyjną, transparentność działania oraz budowanie zaufania klientów i partnerów biznesowych. Brak zgodności może natomiast prowadzić do konsekwencji prawnych, finansowych, operacyjnych i reputacyjnych.

Compliance pozwala również ograniczać ryzyko nadużyć, zapewniać odpowiednie standardy postępowania oraz utrzymywać zgodność procesów biznesowych z wymaganiami zewnętrznymi i wewnętrznymi.

Wraz z postępującą cyfryzacją rośnie jednak znaczenie jeszcze jednego obszaru: zgodności systemów IT. Jeśli proces biznesowy jest realizowany przez aplikację, platformę cyfrową lub zintegrowany ekosystem systemów, wymagania compliance muszą znaleźć odzwierciedlenie również w technologii.

Główne obszary compliance w firmach

Zakres compliance zależy od działalności organizacji, branży, rynków, na których działa, rodzaju przetwarzanych danych oraz obowiązujących ją regulacji.

Compliance prawny

Zgodność z przepisami prawa krajowego i międzynarodowego stanowi podstawę systemu compliance. Obejmuje między innymi wymagania dotyczące prowadzenia działalności gospodarczej, prawa pracy, ochrony konsumentów czy regulacji sektorowych.

W organizacjach działających w wielu jurysdykcjach dodatkowym wyzwaniem jest identyfikowanie różnych wymagań i uwzględnianie ich w procesach biznesowych oraz technologicznych.

Compliance finansowy

Compliance finansowy obejmuje między innymi wymagania dotyczące sprawozdawczości, przeciwdziałania praniu pieniędzy (AML — Anti-Money Laundering), przeciwdziałania oszustwom oraz identyfikacji klientów.

W sektorze bankowym i finansowym wymagania te mogą wpływać bezpośrednio na sposób działania systemów obsługujących klientów, transakcje, płatności, raportowanie czy zarządzanie ryzykiem.

Compliance etyczny

Compliance nie ogranicza się do przepisów. Organizacje tworzą również wewnętrzne kodeksy etyczne, zasady dotyczące konfliktu interesów, przeciwdziałania korupcji czy współpracy z klientami i dostawcami.

Takie wymagania mogą być wspierane przez odpowiednie procesy, mechanizmy akceptacji, systemy zgłaszania naruszeń czy kontrolę uprawnień.

Compliance IT i ochrona danych

Compliance IT dotyczy sposobu, w jaki wymagania prawne, regulacyjne i wewnętrzne są realizowane w systemach informatycznych oraz procesach związanych z ich rozwojem i utrzymaniem.

Może obejmować między innymi:

• zarządzanie tożsamością i dostępem,
• ochronę oraz właściwe przetwarzanie danych,
• rejestrowanie operacji i zdarzeń,
• monitoring systemów,
• zarządzanie zmianami,
• testowanie oprogramowania,
• reagowanie na incydenty,
• backup i odtwarzanie danych,
• zarządzanie dostawcami technologii,
• dokumentowanie kontroli i zapewnienie audytowalności.

W tym ujęciu compliance przestaje być wyłącznie zbiorem dokumentów i procedur. Część wymagań musi być egzekwowana przez sam system.

Czym jest compliance IT?

Compliance IT oznacza zapewnienie, że systemy informatyczne, dane oraz procesy technologiczne funkcjonują zgodnie z wymaganiami prawnymi, regulacyjnymi, kontraktowymi i wewnętrznymi obowiązującymi daną organizację.

Nie oznacza to wdrożenia jednego narzędzia do „obsługi compliance”. W praktyce zgodność jest rezultatem wielu współpracujących ze sobą mechanizmów technicznych i organizacyjnych.

Przykładowo wymaganie mówiące, że określoną operację mogą wykonać wyłącznie uprawnieni użytkownicy, musi zostać przełożone na mechanizm uwierzytelniania i autoryzacji. Jeżeli organizacja powinna móc wykazać, kto wykonał daną operację, potrzebny jest odpowiedni audit trail.

Jeśli natomiast wymagane jest kontrolowanie zmian w krytycznym systemie, znaczenie mają procesy developmentu, review, testowania, akceptacji i deploymentu.

Najważniejszym zadaniem po stronie technologii jest więc przełożenie abstrakcyjnego wymagania na konkretną kontrolę, którą można wdrożyć, monitorować i — gdy jest to wymagane — udokumentować.

Jak wymagania compliance przekładają się na systemy IT?

To jeden z najważniejszych aspektów compliance IT. Sama polityka organizacyjna nie wystarczy, jeśli proces biznesowy realizowany przez system pozwala ją ominąć.

Zarządzanie dostępem i uprawnieniami

Jednym z podstawowych elementów compliance IT jest kontrola nad tym, kto ma dostęp do danych i funkcji systemu.

Uprawnienia powinny odpowiadać rzeczywistym obowiązkom użytkownika. W praktyce oznacza to między innymi stosowanie zasady najmniejszych uprawnień, rozdzielanie ról, wykorzystywanie kont imiennych, uwierzytelnianie wieloskładnikowe tam, gdzie jest uzasadnione, oraz regularny przegląd dostępów.

Istotny jest cały cykl życia uprawnienia: od jego nadania przez zmianę zakresu aż po odebranie dostępu po zmianie stanowiska lub zakończeniu współpracy.

Szczególnej kontroli wymagają konta uprzywilejowane oraz dostępy do środowisk produkcyjnych, danych klientów, systemów transakcyjnych i infrastruktury krytycznej.

Ochrona i przetwarzanie danych

System zgodny z wymaganiami compliance powinien pozwalać kontrolować, jakie dane są przetwarzane, gdzie się znajdują, kto ma do nich dostęp i jak długo są przechowywane.

W zależności od kontekstu oznacza to stosowanie mechanizmów takich jak szyfrowanie, pseudonimizacja lub anonimizacja, ograniczenie dostępu, klasyfikacja informacji czy polityki retencji.

Istotne jest również środowisko developmentu i testów. Kopiowanie pełnych danych produkcyjnych do środowiska testowego bez odpowiednich zabezpieczeń może zwiększać powierzchnię ryzyka zamiast ją ograniczać.

Logging, monitoring i audit trail

Organizacja powinna nie tylko wdrożyć określone mechanizmy kontrolne, ale w wielu przypadkach również być w stanie wykazać, że rzeczywiście działają.

Dlatego ważnym elementem compliance IT są logi i audit trail.

Dobrze zaprojektowane mechanizmy rejestrowania zdarzeń pomagają odpowiedzieć między innymi na pytania:

• kto uzyskał dostęp do systemu,
• jakie operacje wykonał,
• kiedy nastąpiła zmiana,
• kto ją zatwierdził,
• czy wystąpiły próby nieautoryzowanego dostępu,
• co wydarzyło się przed incydentem i po nim.

Samo zbieranie logów nie wystarcza. Należy określić, które zdarzenia są istotne, jak długo informacje powinny być przechowywane, kto może mieć do nich dostęp i w jaki sposób wykorzystywane są do wykrywania nieprawidłowości.

Testowanie systemów i zmian

Testowanie w środowisku regulowanym nie służy wyłącznie sprawdzeniu, czy funkcja działa zgodnie ze specyfikacją.

Powinno również umożliwiać weryfikację, czy wdrożone mechanizmy kontrolne zachowują się zgodnie z wymaganiami.

Przykładowo testy mogą sprawdzać:

• czy użytkownik bez odpowiedniej roli nie uzyska dostępu do chronionej funkcji,
• czy system poprawnie zapisuje zdarzenia w audit trail,
• czy mechanizm autoryzacji działa w scenariuszach negatywnych,
• czy integracja nie ujawnia danych, których odbiorca nie powinien otrzymać,
• czy zmiana nie narusza istniejących zabezpieczeń,
• czy system zachowuje się prawidłowo w przypadku awarii lub zwiększonego obciążenia.

W praktyce compliance zwiększa więc znaczenie zarówno testów funkcjonalnych, jak i integracyjnych, regresyjnych, bezpieczeństwa, wydajności czy odporności — zależnie od charakteru rozwiązania.

Zarządzanie zmianami

Nawet poprawnie zabezpieczony system może przestać spełniać wymagania po kolejnej zmianie.

Dlatego istotnym elementem compliance IT jest kontrola procesu change management. Organizacja powinna wiedzieć, co zostało zmienione, dlaczego, przez kogo, w jaki sposób zmianę zweryfikowano oraz kiedy trafiła na produkcję.

W dojrzałym środowisku część tych informacji można pozyskiwać bezpośrednio z narzędzi używanych przez zespoły engineering: systemów kontroli wersji, ticketingu, CI/CD, platform testowych i monitoringu.

Pozwala to ograniczyć ręczne tworzenie dokumentacji i zwiększyć traceability pomiędzy wymaganiem, zmianą kodu, wynikiem testu i wdrożeniem.

Dostawcy technologiczni i third-party risk

Systemy enterprise rzadko są rozwijane i utrzymywane wyłącznie przez jeden wewnętrzny zespół. Organizacje wykorzystują chmurę, SaaS, outsourcing IT, zewnętrzne API, dostawców infrastruktury oraz partnerów odpowiedzialnych za rozwój oprogramowania.

Compliance powinno więc obejmować również sposób zarządzania dostępem i ryzykiem związanym z dostawcami.

Przed rozpoczęciem współpracy warto określić między innymi:

• do jakich danych i środowisk dostawca potrzebuje dostępu,
• jakie uprawnienia są rzeczywiście niezbędne,
• jak wygląda onboarding i offboarding,
• jak obsługiwane są incydenty,
• kto odpowiada za poszczególne kontrole,
• jakie wymagania obowiązują podwykonawców,
• jak po zakończeniu współpracy odbierane są dostępy, klucze i tokeny.

W sektorze finansowym dodatkowe znaczenie ma sposób nadzorowania dostawców ICT. DORA wzmacnia znaczenie takich obszarów jak audytowalność współpracy, zarządzanie incydentami, kontrola podwykonawców, ciągłość działania czy plan wyjścia. Szerzej opisujemy te wymagania w materiale DORA a outsourcing IT w banku – checklista wymagań dostawcy.

Compliance a cyberbezpieczeństwo – czym się różnią?

Compliance i cyberbezpieczeństwo są ze sobą ściśle powiązane, ale nie oznaczają tego samego.

Ta sama kontrola może wspierać oba cele. MFA zmniejsza ryzyko przejęcia konta, a jednocześnie może realizować określone wymagania bezpieczeństwa organizacji. Logowanie zdarzeń pomaga wykrywać incydenty, ale także dostarcza materiału potrzebnego do audytu.

Jednocześnie sama zgodność z określonym standardem nie gwarantuje pełnego bezpieczeństwa. I odwrotnie — technicznie dobrze zabezpieczony system może nie spełniać wszystkich wymagań dotyczących na przykład dokumentacji, raportowania czy retencji danych.

Dlatego oba obszary powinny być zarządzane wspólnie, ale nie należy ich utożsamiać.

Compliance w bankowości i sektorze finansowym

Sektor finansowy dobrze pokazuje, dlaczego compliance stało się również problemem technologicznym.

Banki, fintechy i inne instytucje finansowe wykorzystują systemy obsługujące płatności, rachunki, kredyty, dane klientów, kanały mobilne i internetowe oraz integracje z zewnętrznymi dostawcami.

Błąd w kontroli dostępu czy procesie wdrażania zmian może więc oznaczać nie tylko problem techniczny, lecz także ryzyko operacyjne i regulacyjne.

Regulacje takie jak DORA pokazują ten związek szczególnie wyraźnie. Wymagania dotyczą między innymi zarządzania ryzykiem ICT, odporności operacyjnej, testowania, obsługi incydentów oraz ryzyka związanego z zewnętrznymi dostawcami technologii.

Podobną zależność można zauważyć w przypadku RODO, NIS2 czy wymagań i polityk właściwych dla konkretnej instytucji. Każdy z tych obszarów ma inny zakres, ale wspólny problem technologiczny pozostaje podobny: wymaganie trzeba przełożyć na konkretne procesy i mechanizmy systemowe.

Dobrym przykładem jest zarządzanie dostępem do operacji płatniczych. Jeżeli określoną funkcję może wykonywać tylko wybrana grupa użytkowników, kontrola nie może istnieć wyłącznie w dokumentacji. Musi działać na poziomie aplikacji.

W projekcie realizowanym dla Fiserv zespół Edge One Solutions uczestniczył w rozwoju mechanizmu weryfikacji uprawnień do wybranych funkcjonalności związanych między innymi ze zwrotami płatności, unieważnieniami transakcji i chargebackami. Dostęp był kontrolowany na poziomie kont użytkowników, a rozwiązanie obejmowało również integrację danych pomiędzy systemami.

To praktyczny przykład tego, jak wymaganie dotyczące kontroli dostępu staje się elementem architektury i logiki biznesowej systemu.

Więcej o projektach technologicznych, bezpieczeństwie danych i rozwoju systemów dla instytucji finansowych można znaleźć na stronie IT w bankowości i finansach.

Jak budować systemy IT z myślą o compliance?

Najdroższym momentem na uwzględnienie wymagania compliance jest często etap, na którym system jest już wdrożony, a organizacja odkrywa podczas audytu, że brakuje potrzebnej kontroli lub dowodu jej działania.

Dlatego wymagania compliance warto uwzględniać w całym cyklu rozwoju rozwiązania.

Kluczowe zasady compliance

Niezależnie od branży skuteczny system compliance wymaga połączenia działań organizacyjnych i technologicznych.

Transparentność

Organizacja powinna mieć jasno określone zasady, odpowiedzialności i procesy podejmowania decyzji. W IT oznacza to również możliwość prześledzenia kluczowych zmian i operacji.

Szkolenia i edukacja

Technologia nie zastąpi świadomości pracowników. Zespoły powinny rozumieć zarówno obowiązujące wymagania, jak i konsekwencje swoich decyzji technicznych.

Monitoring i audyt compliance

Regularna weryfikacja pozwala wykrywać sytuacje, w których rzeczywiste działanie systemu lub procesu zaczyna odbiegać od przyjętych zasad.

W środowisku IT część kontroli może być wspierana automatycznie przez monitoring, analizę logów, alerty czy raportowanie.

Zarządzanie ryzykiem compliance

Nie wszystkie systemy mają ten sam poziom krytyczności. Kontrole powinny być proporcjonalne do ryzyka wynikającego między innymi z rodzaju danych, znaczenia procesu biznesowego, potencjalnych skutków awarii oraz wymagań regulacyjnych.

Compliance w IT – najważniejsze wnioski

Compliance nie jest już wyłącznie domeną procedur, dokumentów i zespołów prawnych. W organizacjach wykorzystujących technologię część zgodności realizowana jest bezpośrednio przez systemy IT.

Kontrola dostępu, ochrona danych, logging, monitoring, testowanie, zarządzanie zmianami czy nadzór nad dostawcami technologii mogą decydować o tym, czy wymaganie zapisane w polityce rzeczywiście działa w praktyce.

Dlatego skuteczne podejście do compliance wymaga współpracy biznesu, zespołów compliance, security oraz IT. Szczególnie w sektorach regulowanych wymagania powinny być uwzględniane już podczas projektowania i rozwoju rozwiązania, a nie dopiero przed audytem.

Więcej materiałów o technologii w sektorze finansowym znajdziesz w kategorii Banking.